Híreink

EHS vezetőknek: Az elektronikusan vezetett tűzvédelmi üzemeltetési napló 3 szintje

2022. november 24. 07:00

A papírmentes, elektronikusan vezetett tűzvédelmi üzemeltetési naplók egyre hétköznapibbá váltak az elmúlt időszakban. De a félreértések tisztázása végett muszáj tisztázni, mit jelent az, hogy „elektronikusan vezetett”. Vajon hányadik szintnek nevezhető egy tollal aláírt, beszkennelt napló?


Több korábbi írásunkban is bemutattuk már az elektronikusan vezetett üzemeltetési naplók előnyeit, alkalmazási lehetőségeit. Fontos azonban tisztázni, hogy milyen esetben hívhatunk egy tűzvédelmi üzemeltetési naplót elektronikusan vezetettnek.

 

A beszkennelt papír

Amennyiben üzemeltetőként aláírt, beszkennelt dokumentációt kapunk az időszakos felülvizsgálatot elvégző karbantartótól, akkor minden esetben gondoskodnunk kell a papíron lévő, “eredeti” napló meglétéről, hiszen alapvetően nem bizonyító erejű egy beszkennelt irat, aláírással együtt sem.

Bár a gyakorlat szerint a legtöbb helyen elfogadják, az „apróbetűs” rész szerint rendelkezni kell az eredeti példánnyal, melynek csak a kópiáját mutatjuk be. És bár elektronikusan tesszük, egyáltalán nem mondhatjuk, hogy „elektronikusan vezetjük a naplókat” így ezt jóindulattal is csak nulladik szintnek nevezhetjük.


A beszkennelt papír helyett: QR-kódos nyilvántartás

 

1. szint: A karbantartónk elektronikusan hitelesített PDF-et ad számunkra

Az OTSZ 5.2 és a kapcsolódó TvMI 4.5.5.2 pontjai pontosan leírják egy elektronikusan vezetett tűzvédelmi üzemeltetési napló követelményeit. Egy ilyen zárt rendszerben (mint pl. a fiREG) készült napló hiteles, bizonyító erejű. Amennyiben üzemeltetőként ilyen file-t kapunk a karbantartónktól, ezt lementve, később bemutatva formailag megfelelünk a követelményeknek. (Nyilván az adattartalom ugyanúgy a karbantartótól függ, mint egy papíron vezetett korábbi napló esetén.) Ilyen esetben mint üzemeltető a naplóba üzemeltetői bejegyzést nem vezethetek, csak a karbantartó dolgozik elektronikusan.

Előnyös ez abban az esetben, ha néhány tűzvédelmi eszközzel rendelkezünk és nem bonyolult a tűzvédelmi rendszerünk, valamint az üzemeltetői ellenőrzéseket is ugyanaz a vállalkozás végzi el, mint aki az időszakos felülvizsgálatokat.

 

2. szint: A karbantartó hozzáférést ad az elektronikusan vezetett naplóhoz

Olyan speciális célszoftver esetén, mint a fiREG, a karbantartónak lehetősége van üzemeltetői jogosultsággal hozzáférést adnia megbízójának.

Ez praktikus lehet olyan esetben, ha magunk szeretnénk az üzemeltetői felülvizsgálatokat elvégezni. Mivel ez utóbbi nem szakvizsgaköteles tevékenység, a megbízó is megteheti. Ilyenkor a karbantartó egy vagy akár több név-jelszó párost beállítva felviszi megbízójának munkatársait, akik ezt követően hozzáférnek – kizárólag üzemeltetői szinten – a tűzvédelmi eszközök naplójához. Jegyezhetnek be felülvizsgálatot (megfelelő vagy nem megfelelt), valamint gombnyomásra állíthatnak ki újabb üzemeltetési naplót.

Mivel a fiREG rendszere QR-kód azonosítást használ és ezzel együtt kezeli a jogosultságokat is, nagyon könnyű lesz az üzemeltetői ellenőrzések alkalmával egy-egy eszköz felismerése, ahhoz adat, fotó berögzítése.

Ajánlott abban az esetben, ha néhány tucat, de maximum 150 tűzvédelmi eszközzel rendelkezünk, sőt lehetőség szerint ezek is csak egy megbízott karbantartó vállalkozás számára kiszervezve. (Pl. tűzoltó készülékek és fali tűzcsapok.)

Abban az esetben, ha több karbantartató vállalkozás végzi különböző eszközök felülvizsgálatát (pl. tűzoltó készülékek, beépített tűzjelző berendezések), akkor a vállalkozások külön-külön adnak egy-egy hozzáférést számunkra, mely nehézkessé teheti az üzemeltetői bejegyzéseket.

 

3. szint: Az üzemeltető maga veszi használatba az elektronikusan vezetett naplót

A legmagasabb szinten az üzemeltető birtokolja az eszköznyilvántartás adatbázisát. Ebben az összes gyakran előforduló tűzvédelmi eszköztípus ellenőrzése speciális, felhasználóbarát felületeken dokumentálható.

Az üzemeltető jogosultságokat hoz létre tetszőleges számú karbantartó vállalkozás és saját munkatárs részére. Mindenki ahhoz és csak ahhoz fér hozzá, amihez az üzemeltető (rendszerint EHS vezető) jogot ad. Az ellenőrzésekről, adatbevitelekről, módosításokról a rendszer tevékenységnaplót vezet.

Kifejezetten hálásak a megoldásért a minőségirányítási rendszerek auditorai és a  vállalati biztosítók is hiszen minden korábbinál pontosabb, követhetőbb, következetesebb megoldást használ az üzemeltető a tűzvédelmi nyilvántartás terén.

Megszűnnek a manuális felkészülések az eszközök felülvizsgálataira, minden ilyen adatot a rendszer jogszabályi periodusok szerint eljuttat a felelősökhöz. Minden dokumentáció egy helyen megtalálható, néhány gombnyomással bemutatható és természetesen digitális, papírmentes, bizonyító erejű.


A fiREG-ben minden dokumentum egy helyen elérhető

 

További, személyre szabott információkért keresse fel a www.fiREG.hu -t!

 

Vissza

Ezt a hírt eddig 107 látogató olvasta.


Kapcsolódó információk: